Automatikus időpont-emlékeztetők, hogy ne neked kelljen minden vendégnek külön írnod
A rendszer automatikusan értesítheti a vendéget a közelgő időpontjáról, így neked nem kell előző este végigírnod a következő napi foglalásokat.
- Automatikus küldés
- Közelgő foglalásokhoz
- Kevesebb kézi admin
- Egy helyen kezelhető
Mi az automatikus időpont-emlékeztető?
Az automatikus időpont-emlékeztető olyan értesítés, amelyet a rendszer a közelgő foglalás előtt automatikusan elküld a vendégnek.
Célja, hogy a vendég időben újra észben tartsa az időpontját, miközben a szolgáltatónak nem kell kézzel üzenetet küldenie. A foglalási folyamat egészéről az online időpontfoglalóról szóló oldalon írtunk.
Az emlékeztető nem csak a vendégnek segítség
Ha minden vendégnek külön kell írnod, az napi szinten is sok apró adminisztrációt jelenthet.
Kézi üzenetek
Időt vesz el a napi munkából.
Eltérő csatornák
Messenger, telefon, e-mail – könnyű elveszni bennük.
Elfelejtett időpont
A vendégnek jól jöhet egy automatikus emlékeztető.
Hogyan működik az automatikus emlékeztető?
- 1
A vendég lefoglal egy időpontot
Online a foglalóoldalról, vagy te rögzíted telefonos egyeztetés után – a naptárban mindkettő ugyanúgy látszik.
- 2
A rendszer figyeli a közelgő foglalást
A háttérfolyamat negyedóránként végignézi, melyik időpont ért a beállított órához.
- 3
Az értesítés automatikusan elmegy
E-mailben, a vállalkozásod nevében – egy foglaláshoz pontosan egyszer.
- 4
A vendég újra látja az időpont részleteit
És a saját kezelőlinkjéről egy kattintással tud lemondani vagy átfoglalni, ha mégsem tud jönni.
Az emlékeztető jelenleg e-mailben megy ki. SMS-küldés egyelőre nincs kiadva – amint elérhető lesz, itt is írunk róla.
Ne túl korán, de ne is túl későn
Az időzítést egy értékkel állítod be: hány órával a foglalás kezdete előtt menjen ki az emlékeztető. A cél az, hogy a vendégnek még legyen ideje reagálni, ha módosítania kell.
Rövidebb szolgáltatás
Egy előző napi emlékeztető általában elég – marad idő átszervezni.
Hosszabb vagy nagyobb értékű időpont
Érdemes korábbra tenni, hogy egy lemondás után még legyen esély feltölteni a helyet.
Sok aznapi foglalás
A közelebbi időzítés frissen tartja az időpontot a vendég fejében.
Foglalásonként egy emlékeztető megy ki, a beállított órával a kezdés előtt. Ezek példák az időzítés átgondolásához – a konkrét értéket a saját szolgáltatásaidhoz igazítod.
A vendég egy pillantásból értse, mire és mikor jön
- A szolgáltatás neve
- Dátum és időpont
- A munkatárs neve
- A helyszín
- Lemondás és átfoglalás linkje
Az emlékeztető legyen rövid, informatív, és ne tartalmazzon felesleges szöveget. A levél szövege szerkeszthető sablonból készül, a foglalás adatait a rendszer helyettesíti be – így minden vendég ugyanazt a hangnemet kapja, a saját időpontjával.
Az emlékeztető segíthet, de önmagában nem old meg mindent
Az automatikus emlékeztető főleg akkor hasznos, ha a vendég egyszerűen elfelejtené az időpontot. Ha a cél a no-show kockázatának átfogóbb kezelése, érdemes előleggel, egyértelmű lemondási szabályokkal és várólistával együtt használni.
A napi rutinból egy ismétlődő feladattal kevesebb
Ha naponta 5, 10 vagy 20 vendéged van, a kézi emlékeztetők gyorsan sok külön üzenetet jelentenek. Az automatizálás ezt a rutinfeladatot leveszi rólad.
Egy egyszerű példa
Egy kozmetikusnak másnap 8 foglalása van. Ahelyett, hogy este egyenként ráírna minden vendégre, az emlékeztetők automatikusan kimennek a beállított szabály szerint.
A szolgáltató dolgozik, a rendszer intézi az ismétlődő kommunikációt.
Szemléltető példa.
A rendszer akkor is működik, ha több kollégád van
A vendég a saját foglalásához kapcsolódó emlékeztetőt kapja, azzal a munkatárssal, helyszínnel és szolgáltatással, amelyikhez foglalt – függetlenül attól, hányan dolgoztok.
Ha a vendég egy látogatáson több szolgáltatást foglalt, akkor is egy levelet kap, a teljes látogatásról – nem szolgáltatásonként egyet. A csapatkezelésről a szalonoknak szóló oldalon írtunk bővebben.
Mindenkinek, aki időpontra dolgozik
Az emlékeztető a teljes foglalási folyamat része
Online időpontfoglalás
A vendég maga választ szabad időpontot.
Előleg
Szolgáltatásonként, fix vagy százalékos összeggel.
Lemondási szabályok
Határidő és feltételek, előre közölve.
Várólista
A felszabadult hely újra megtelhet.
Vendégkezelés
Előzmények és a közelgő időpont egy helyen.
Gyakori kérdések az automatikus időpont-emlékeztetőkről
Mi az automatikus időpont-emlékeztető?
Olyan rendszerüzenet, amely a közelgő foglalás előtt automatikusan emlékezteti a vendéget az időpontjára.
Kézzel kell elküldenem az emlékeztetőt?
Nem. Ha az automatikus emlékeztető be van kapcsolva, a rendszer a beállított időzítés szerint küldi ki.
Mikor kapja meg a vendég?
A foglalás kezdete előtt annyi órával, amennyit beállítasz. Foglalásonként egy emlékeztető megy ki, és a háttérfolyamat negyedóránként ellenőrzi, melyik időpont ért ide.
Milyen adatokat tartalmazhat az emlékeztető?
A szolgáltatás nevét, a dátumot és az időpontot, a munkatársat és a helyszínt, valamint a vendég saját kezelőlinkjét, amelyről lemondhat vagy átfoglalhat.
Csökkenti a no-show-k számát?
Segíthet abban, hogy a vendég ne felejtse el az időpontját, de önmagában nem garantálja a no-show megszűnését.
Több munkatárssal is használható?
Igen. A vendég a saját foglalásához tartozó emlékeztetőt kapja, azzal a munkatárssal és helyszínnel, akihez foglalt.
Részletesebben: Időpont-emlékeztető SMS vagy e-mail? Mikor küldd és mit írj bele?. További írások a blogon, útmutatók a tudástárban, kérdés esetén pedig itt a kapcsolati űrlap.
A következő emlékeztetőt már ne neked kelljen elküldened.
Automatizáld a közelgő foglalások kommunikációját, és foglalkozz inkább a vendégeiddel.
- Automatikus küldés
- Szerkeszthető sablon
- Kezelőlink a vendégnek