Vendégkezelés egy helyen, a foglalásokkal összekötve
Ne külön jegyzetekből és üzenetekből keresd vissza, ki mikor járt nálad. A Minos Booking vendégprofiljaiban egy helyen láthatod a fontos adatokat, a korábbi foglalásokat és a közelgő időpontokat.
- Vendégprofilok
- Foglalási előzmények
- Közelgő időpontok
- Egy helyen kezelve
Mi az a vendégkezelő rendszer?
A vendégkezelő rendszer egy helyen kapcsolja össze a vendég adatait a foglalásaival és korábbi aktivitásával.
Egy időpont-alapú vállalkozásnál így gyorsabban látható, mikor járt nálad utoljára a vendég, milyen időpontja van következőnek, és milyen foglalások kapcsolódnak hozzá. Az online időpontfoglalás működését külön oldalon írtuk le.
A foglalás mögött mindig egy visszatérő vendég lehet
Ha valaki rendszeresen jár hozzád, érdemes a korábbi és következő foglalásait ugyanahhoz a vendégprofilhoz kapcsolni.
Alap vendégadatok
Név, e-mail, telefonszám, és ami a foglaláshoz és a számlázáshoz kell.
Korábbi foglalások
Mikor járt nálad, mire foglalt, és mi lett a foglalás sorsa.
Közelgő időpontok
Van-e már következő időpontja, és mikor érkezik.
Bérletek és kártyák
Aktív bérletek, hátralévő alkalmak, ajándékkártyák – ha használod őket.
Lásd, mikor és mire foglalt korábban
A foglalási előzmények segítségével nem kell Messenger-üzenetekben vagy régi naptárbejegyzésekben keresned. Minden látogatásnál ott van, ami a foglaláshoz tartozik:
- Szolgáltatás
- Dátum és időpont
- Munkatárs
- Foglalási státusz
- Fizetési állapot
- Ár és kedvezmény
Ami a listában szerepel, az mind tárolt adat – nem utólag összerakott becslés.
Egy pillantásból lásd a vendég következő foglalását
A vendégprofilból gyorsan átlátható, van-e már következő időpontja, mikor érkezik és milyen szolgáltatásra foglalt. A fejléc a mosttól nézve legelső, nem lemondott foglalást mutatja.
- Kevesebb keresgélés
- Gyorsabb ügyintézés
- Átláthatóbb visszatérő vendégek
A szolgáltató vállalkozások értéke sokszor a visszatérő vendégekben van
Egy körmös, fodrász, kozmetikus, masszőr vagy személyi edző vendégei gyakran rendszeresen visszatérnek.
A vendégkezelés abban segít, hogy ezek az alkalmak ne különálló foglalások legyenek, hanem egy átlátható vendégtörténet részei.
A bérletek is ugyanahhoz a profilhoz tartozhatnak
Így nem kell külön nyilvántartásban keresned, hány alkalma maradt a vendégnek.
- Aktív bérletek
- Hátralévő alkalmak
- Felhasználás a foglalásokkal együtt
- Ajándékkártyák és egyenlegük
- Lejárat
A foglalási történethez a státuszok is hozzátartoznak
Ha egy korábbi foglalás lemondott vagy nem megjelent státuszú volt, az előzményekben ez is áttekinthető.
Közelgő
Visszaigazolt, még előttünk álló foglalás.
Teljesített
Megtörtént látogatás – ebből számol a bevétel és a bérlet is.
Lemondott
A vendég vagy a vállalkozás mondta le, az ok rögzítve.
Nem jelent meg
A foglalás megvolt, a vendég nem érkezett meg.
A rendszer nem minősíti a vendégeket: nincs pontszám, nincs „problémás vendég” jelölés és nincs automatikus tiltólista. A státuszok adatok, a következtetés a tiéd. Mit lehet tenni az elmaradt időpontok ellen?
Ne fejben próbálj megjegyezni mindent
A belső megjegyzésben olyan, a szolgáltatáshoz kapcsolódó információkat rögzíthetsz, amelyek segítik a következő alkalom kezelését – például hogy mit kért a vendég legutóbb.
Ez a vállalkozás saját, rövid feljegyzése: kizárólag a stábnak látszik, a vendég felé nem jelenik meg, és a vendégnek kiadott adatmásolatban sem szerepel. Nem kezelési karton és nem egészségügyi dokumentáció – csak annyit vigyél bele, amennyi a szolgáltatás nyújtásához tényleg kell.
Ne görgess végig több száz vendégen
Találd meg gyorsan azt a vendéget, akinek a foglalását vagy adatait keresed.
- Név
- E-mail cím
- Telefonszám
- Helyszín szerinti szűrés
- Címkék
Az online és a kézzel rögzített foglalás is ugyanahhoz a vendéghez kerülhet
Ha valaki telefonon vagy személyesen foglal, az időpontot manuálisan is rögzítheted – és ugyanarra a vendégprofilra.
A cél, hogy ugyanannak a vendégnek ne kelljen külön nyilvántartásban szerepelnie attól függően, hogyan foglalt – akár a saját foglalási oldaladról érkezett, akár te vetted fel.
Az összekapcsolás az e-mail cím alapján történik: ugyanazzal a címmel érkező foglalás a meglévő profilra kerül. Más címmel vagy csak telefonszámmal felvett foglalásnál új vendég jön létre – automatikus összefűzés nincs, azt kézzel rendezed.
A csapat ugyanabból a rendszerből dolgozhat
Több munkatárssal működő vállalkozásnál különösen fontos, hogy ne mindenki saját jegyzetekből vezesse a vendégeket.
A hozzáférés jogosultsághoz kötött, és az ellenőrzés a szerveren is lefut: a munkatárs alapból a saját foglalásait látja, a vendéglista kezelése pedig külön jogosultság. Erről a csapatkezelés oldalon írtunk bővebben.
Egy egyszerű példa
Példa, nem valós vendég
Anna háromhetente jár körmöshöz. A vendégprofilján látható az előző foglalása, a következő időpontja, és – ha bérletet vagy más kapcsolódó funkciót használ – annak aktuális állapota is.
Amikor újra időpontot kér, nem kell korábbi üzenetekből összerakni az előzményeket.
Vendégkezelés minden visszatérő ügyfelekkel dolgozó szolgáltatónak
Nem egy túlméretezett CRM-et kell megtanulnod
A Minos Booking vendégkezelése a foglalások köré épül. Azokat az információkat hozza egy helyre, amelyek a napi szolgáltatói működéshez szükségesek.
Nincs szükség külön értékesítési folyamatra vagy bonyolult vállalati CRM-fogalmakra ahhoz, hogy átlásd a vendégeidet. A vendég adatlapja négy fülből áll, és a legtöbb napon az elsőnél meg is állhatsz.
A vendégprofil a teljes foglalási folyamat része
Online időpontfoglalás
A vendégprofil onnan kapja az adatait, ahol a foglalás történik.
MegnézemAutomatikus emlékeztetők
A foglaláskor megadott címre megy, nem kell külön listát vezetni.
MegnézemBérletek és ajándékkártyák
A vendég kerete és kártyái ugyanahhoz a profilhoz tartoznak.
MegnézemOnline előlegfizetés
A fizetési állapot a foglalás előzményében is látszik.
MegnézemElmaradt időpontok
A lemondás és a nem megjelenés az előzmény része, nem külön nyilvántartás.
MegnézemCsapatkezelés
Több munkatárs ugyanabból a vendéglistából dolgozik, jogosultság szerint.
MegnézemGyakori kérdések a vendégkezelésről
Mi az a vendégkezelő rendszer?
Olyan rendszer, amely egy helyen kapcsolja össze a vendég adatait, korábbi foglalásait és közelgő időpontjait – nem külön adatbázisban, hanem a foglalások mellett.
Láthatom a vendég korábbi foglalásait?
Igen. A vendég adatlapján a hozzá kapcsolódó foglalások szolgáltatással, dátummal, munkatárssal, státusszal és fizetési állapottal együtt áttekinthetők.
Láthatom a következő időpontját?
Igen. A következő, még nem lemondott jövőbeli foglalás a profil fejlécében is látszik, nem kell érte a naptárban keresni.
Bérlet is kapcsolható a vendéghez?
Igen, ha a bérletfunkció aktív a csomagodban: a vendéghez tartozó bérletek, a hátralévő alkalmak és az ajándékkártyák ugyanitt látszanak.
Ugyanaz a vendég kétszer is bekerül, ha máshonnan foglal?
Ha ugyanazt az e-mail címet adja meg, a foglalás a meglévő profiljára kerül. Más címmel vagy csak telefonszámmal felvett foglalásnál új vendég jön létre – automatikus összefűzés nincs, azt kézzel rendezed.
Több munkatárs is hozzáférhet a vendégekhez?
A hozzáférés a jogosultságoktól függ, és az ellenőrzés a szerveren is lefut. A munkatárs alapból a saját foglalásait látja; a vendéglista kezelése külön jogosultság.
Egészségügyi adatokat is tárolhatok?
A Minos Booking időpontfoglaló rendszer, nem egészségügyi dokumentációs rendszer. Diagnózist vagy egészségügyi dokumentációt ne vigyél bele – a foglaláshoz szükséges adatokat kezeld benne.
Olvasnivaló a visszatérő vendégekről
Vendégszerzés a szépségiparban: hogyan építs fel 30 visszatérő vendéget?
Így szerezz és tarts meg vendégeket körmösként, fodrászként, kozmetikusként vagy pillásként. Gyakorlati csatornák és 30 napos akcióterv.
ElolvasomBérlet vagy ajándékkártya? Melyiket érdemes kínálni?
Bérlet vagy ajándékkártya a szépségiparban? Mutatjuk, melyik segíti a visszatérést, melyik hozhat új vendéget, hogyan árazz és mire figyelj.
ElolvasomMennyibe kerül egy no-show? Számold ki, és csökkentsd
A kiesett bevétel a számlának csak a fele. Számold ki a saját no-show költséged egy képlettel, mérd meg az arányodat, és nézd meg, melyik három eszköz csökkenti tényleg — sorrendben.
ElolvasomTöbb írás a blogon, beállítási útmutatók a tudástárban, kérdés esetén pedig itt a kapcsolati űrlap.
A vendégeid és foglalásaik legyenek végre egy helyen.
Kezeld a vendégprofilokat, előzményeket és következő időpontokat ugyanabban a rendszerben, ahol a foglalásaidat is.